Serie: Produktivitätstechniken

1. Aufgabenketten bilden
2. Der Fünf-Minuten-Anlauf

Diese Technik eignet sich hervorragend für unliebsame Aufgaben, die bereits länger auf der Todo-Liste herumgammeln. Oft schiebt man diese vor sich her, bis sie einem irgendwann um die Ohren fliegen. Die Meister beim Aufschieben sind übrigens die Kreativen, da diese sich ganz genau ausmalen können was passieren wird und dabei auf sie zukommt wenn sie die Aufgabe anpacken.

Zunächst empfiehlt es sich (ganz nach GTD-Manier) die Aufgabe in physische Teilschritte zu zerlegen, und sich dann den ersten Schritt zu greifen. Man braucht für diese Technik einen kleinen Wecker (Küchenuhr) oder eine äquivalente Software.

Wecker stellen und loslegen

Diesen Wecker stellt man auf fünf Minuten und fängt direkt mit dem nächsten Schritt der Aufgabe an. Nach fünf Minuten ist man entweder so involviert und möchte weiter machen, daß man den Wecker einfach ignoriert und abstellt, oder man belohnt sich bereits nach diesen fünf Minuten mit einer Tasse Tee, einem Stück Schokolade o.ä.

Nach einer Pause, in der man anderen Tätigkeiten nachgeht, startet man mit zehn Minuten und dem identischen Prozedere. Die Zeit wird dabei jeweils um fünf Minuten erhöht, und die Belohnung natürlich auch. Spätestens beim dritten Anlauf wird einen die Aufgabe “mitreißen” und man möchte sie zu Ende bringen. Das kann zum einen aus dem Grund geschehen, daß man sie endlich “loswerden” möchte, oder zum anderen weil man Spaß daran gefunden hat. In beiden Fällen ist sie danach erledigt.

Flow-Erfahrungen begünstigen

Übrigens ist das Zerteilen einer großen Aufgabe eine effektive Simplifizierungstechnik, was die Hemmschwelle der Erledigung herabsetzt. Eine ähnliche Hemmschwelle tritt allerdings auch auf, wenn die Aufgabe zu leicht ist!

Eine Flow-Erfahrung wird durch beide Situationen verhindert. Man kann eine Aufgabe daher auch schwerer machen als sie ist, um die Erfahrung interessanter zu gestalten.

Viele werden denken, daß sie dann länger dauert – aber lieber fünf Minuten länger an der Aufgabe arbeiten, als sie kurz vor der Deadline in einer Nachtschicht mit vielen anderen dieser “kleinen leichten Aufgaben” erledigen zu müssen, nicht wahr?

Serie: Produktivitätstechniken

1. Aufgabenketten bilden
2. Der Fünf-Minuten-Anlauf

Vorwort zur Serie

In dieser Serie stelle ich verschiedene Techniken vor um die eigene Produktivität zu steigern und beizubehalten. Alle diese Techniken sind miteinander kombinierbar und in der Praxis erprobt. Viel Spaß beim Lesen!

Eine mächtige Technik um mehrere tägliche Angewohnheiten zu etablieren ist das Bilden von Ketten. Man verknüpft dabei mehrere wünschenswerte Aufgaben bzw. Gewohnheiten, und macht diese voneinander abhängig.

Am Besten fängt man mit einer angenehmen an, oder arbeitet auf eine angenehme hin. Dabei ist es tabu, eine Aufgabe der “Kette” auszulassen.

Beispiel: Der tägliche Sport (Waldlauf, Gymnastik o.ä.) wird mit der vorherigen Meditation und dem anschließenden Abendessen verknüpft. Das heißt, der Sport wird nur gemacht wenn auch die Meditation vorher “erledigt” wurde. Und es gibt natürlich auch nur Abendessen wenn die vorherige Kette abgearbeitet ist.

Der psychologische Hintergrund ist die Verankerung dieser Abläufe im Bewusstsein, so daß das Weglassen von Bestandteilen der Kette zu einem leichten “schlechten Gewissen” führt. Nach ein paar Tagen läuft diese Technik im “Autopilot”. Sobald man die Kette begonnen hat, kann man gar nicht anders als sie zu Ende zu führen. Und das Auslassen der gesamten Kette kommt entweder gar nicht in Frage, oder es erzeugt das Gefühl daß etwas am Tag fehlt.

Diese Ketten können natürlich beliebig lang werden. Ich würde allerdings empfehlen, für bestimmte (angenehme) Elemente eine maximale Zeit einzuplanen. Das Lesen von Feeds und Mails kann sonst leicht zur Vormittagsbeschäftigung werden, was der Produktivität nicht gerade zu gute kommt.

Ebenso sollte man eine minimale Zeit für die einzelnen Aktivitäten einplanen. Wenn der Tag einige unvorhergesehene Ereignisse mit sich gebracht hat, die die verfügbare Zeit rapide geschrumpft haben, dann kann man mit der minimalen Zeit immer noch “pro forma” die Kette durchlaufen. Durch diesen Trick kommt man nicht aus dem Rhythmus, allerdings sollte er wirklich nur an Tagen angewendet werden die absolut nichts anderes zulassen.

Beispiel: Eine morgendliche Angewohnheit könnte z.B. eine gemütliche Tasse Tee oder Kaffee sein, während man die neuesten Feeds und Mails durchschaut. Dies wird jetzt verknüpft mit dem vorherigen Aufräumen (und Abwischen) des Schreibtisches, damit die Arbeitsumgebung für den restlichen Tag angenehm ist. Die ersten Tage wird man sich zwar noch daran erinnern (oder zwingen) müssen, aber schon bald ist der ordentliche, saubere Schreibtisch und die anschließende Tasse Tee zur liebgewonnenen Gewohnheit geworden. Ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz ist übrigens eine Produktivitätstechnik für sich, aber wem erzähle ich das